Seit 2015 nutzt man beim Europäischen Patentamt epiqr® für das strategische Facility Management. Inzwischen ist mit AiBATROS® bereits die nächste Produktgeneration in Sachen Immobilien Instandhaltung im Einsatz. Andreas Schäffer, Project Manager Building Projects, gewährt uns einen Blick hinter die Kulissen der Organisation.

Was zeichnet Ihren Immobilienbestand aus?

Wie die EU selbst oder die NATO sind wir eine Organisation mit eigenen Regeln. Wir müssen uns also beispielsweise nicht an nationale Gesetze oder Verordnungen wie die Arbeitsstättenrichtlinie halten – wobei wir uns immer an die nationalen Gesetze anlehnen und auch die entsprechenden Geldsummen in die Hand nehmen, um sie vollumfänglich zu erfüllen. Denn anders als die öffentliche Hand sind wir eine selbstfinanzierte Organisation und hängen somit nicht am Finanztropf.

Ansonsten haben wir ganz normale Bürogebäude. Allerdings ist das Prüfen von Patenten eine sehr spezielle Aufgabe, die einen fokussierten Arbeitsplatz erfordert. Sie erfolgt nämlich im „Akkord“: der Prüfer bekommt am Jahresanfang eine Zielvorgabe, wie viele Patente er in dem Jahr zu prüfen hat. Deshalb wird die Patentprüfung bei uns auch als „Produktion“ bezeichnet. Um diese sehr anspruchsvolle Tätigkeit auszuführen, befinden sich die Mitarbeiter zeitweise wie im Tunnel, und da stört einfach alles. Das spiegelt sich in der Gebäudestruktur wider, denn Einzelbüros für die Prüfer sind Pflicht. In der Industrie richtet sich die Werkshalle nach dem, was die Produktion fordert, und so ist das hier auch.

Wie nutzen Sie AiBATROS® für die Immobilien Instandhaltung?

Wir verwalten unsere eigenen Gebäude. Neben dem Hauptsitz in München haben wir noch Standorte in Den Haag, Berlin, Wien und Brüssel. Dieser Bestand ist inzwischen etwas in die Jahre gekommen, und da ist somit natürlich viel zu tun. AiBATROS® nutzen wir, um unser Budget aufzustellen. Dazu erfolgt eine jährliche Begehung der Immobilien, und anhand der Standardplanungsvorschläge und dem Kostenrahmen aus der Software ermittle ich dann gemeinsam mit den Technikern, was gemacht werden muss, und welches Budget wir dazu brauchen. Diese Zahlen gehen bis in den Verwaltungsrat, in dem alle Mitgliedsstaaten sitzen – sozusagen die Eigentümerversammlung.

Wie fällt Ihr Vergleich zwischen epiqr® und AiBATROS® aus?

Mit AiBATROS® ist CalCon erwachsen geworden. Die Philosophie hinter der Software war ja schon immer toll, aber wenn ich alles betrachte, dann habe ich jetzt statt eines selbstgestrickten Programms eine Software mit Oberflächen, die man gerne anschaut und mit denen man gerne arbeitet. Auch wenn noch Verbesserungen möglich sind… Ich fand es auch mutig, dass CalCon neue Wege gegangen ist, und sich ein Stück weit vom Pareto-Prinzip entfernt hat. Die Software bietet wahnsinnig viele Möglichkeiten. Für uns ist es wichtig, von einer reinen Bewertung des baulichen Zustands zu einer ganzheitlichen Betrachtung der Immobilien zu gelangen. Wir sind deshalb gerade dabei, die Themen Schadstoffe und Brandschutz anzugehen, und arbeiten an einer entsprechenden Bewertung anhand der vier Zustände. Auch verfolge ich mit großem Interesse die Weiterentwicklung der energetischen Dimension. Denn meiner Ansicht nach gehören zu einer ganzheitlichen Betrachtung folgende Komponenten: Abnutzung, gesetzliche Auflagen wie Schadstoffe und Brandschutz sowie Energie.

Welche Herausforderungen sehen Sie in Zukunft?

Für uns ist die Energie das große Thema, denn 80 Prozent unseres CO2-Verbrauchs verursachen die Gebäude. Unser Ziel ist es, bis 2030 klimaneutral zu sein. Natürlich bekommt man das relativ einfach hin, indem man sich freikauft. Zertifikate sind momentan im Vergleich zu baulichen Maßnahmen relativ günstig. Wir nutzen bereits grünen Strom, aber Gas und Fernwärme könnten wir so kompensieren. Das ist aber definitiv nicht unser Anspruch. Folglich müssen wir an die Bausubstanz. Die gern zitierten Low Hanging Fruits sind ja irgendwann weg und ohnehin eher klein, die großen hängen weiter oben und kosten Geld. Der Einbau von LEDs spart vielleicht drei Prozent ein. Aber damit ist unser Ziel nicht zu schaffen. Man muss also an Maßnahmen wie die Fassaden oder die Flächenausnutzung ran gehen, sonst kommt man nicht weiter.

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