Digitalisierung im Bestandsmanagement
„Digitalisierung kostet Geld – analog bleiben kostet die Zukunft.“ Mit diesem Satz bringt es ein Teilnehmer der aktuellen Digitalisierungsstudie „TRANSFORM TO SUCCEED 2025“ von Drees & Sommer auf den Punkt. Dennoch zeigt die Untersuchung: Die Investitionsbereitschaft der Immobilienbranche in digitale Technologien ist rückläufig. Während im Vorjahr noch 19 Prozent der Unternehmen mehr als 20 Prozent ihres Jahresumsatzes in Digitalisierungsmaßnahmen steckten, sind es aktuell nur noch 7.
Kurzfristige Einsparungen haben bei der Digitalisierung im Bestandsmanagement also offenbar vielerorts Vorrang vor zukunftsweisenden Investitionen. Dieses Muster ist auch ganz allgemein im Bestandsmanagement zu beobachten. Dabei ist gerade hier der Druck hoch, Prozesse zu modernisieren und auf eine belastbare Datenbasis zu setzen.
Warum Excel für die Digitalisierung im Bestandsmanagement nicht reicht
Noch immer gilt Excel in vielen Unternehmen als Standardwerkzeug, wenn es um Bestandsdaten geht. Doch Datenmanagement in diversen verstreuten Listen ist kein Zukunftsmodell. Tabellen sind fehleranfällig, bieten wenig Transparenz und stoßen bei wachsender Datenmenge schnell an ihre Grenzen.
Die größten Probleme von Excel im Rahmen der Digitalisierung im Bestandsmanagement:
• Hohe Fehleranfälligkeit: Schon kleine Eingabefehler oder falsche Formeln können große Auswirkungen haben.
• Fehlende Transparenz: Wichtige Informationen verstecken sich in unübersichtlichen Tabellen.
• Mangelnde Aktualität: Daten müssen manuell gepflegt werden, oft fehlen dadurch aktuelle Werte.
• Skalierungsprobleme: Mit wachsender Datenmenge wird Excel unhandlich und langsam.
• Kein strategischer Blick: Für Prognosen, Simulationen oder Szenarien ist Excel nur bedingt geeignet.
Statt smarte Technologien zu nutzen, wird somit auf ein Werkzeug gesetzt, das ursprünglich nie für komplexe Datenstrukturen oder strategische Analysen entwickelt wurde.
Dabei steigen die Anforderungen an das Bestandsmanagement stetig. Es gilt nicht nur den Gebäudebestand wirtschaftlich zu steuern, sondern auch gesetzliche Vorgaben wie das Gebäudeenergiegesetz (GEG) oder Klimaziele einzuhalten. Hinzu kommen steigende Kosten und der Druck, die Wertentwicklung des Portfolios zu sichern. Wer hier auf unzureichende Tools setzt, riskiert ungenaue Analysen, Fehlinvestitionen und eine ineffiziente Ressourcenplanung. Um Entscheidungen fundiert treffen zu können, braucht es folglich eine objektive und strukturierte Datenbasis.
Smarte Technologien als Grundlage für Effizienz
Digitale Lösungen im Bestandsmanagement bieten genau das: Sie schaffen Transparenz, ermöglichen automatisierte Analysen und liefern eine verlässliche Entscheidungsgrundlage. Anstelle unübersichtlicher Excel-Tabellen eröffnen smarte Systeme die Möglichkeit, Daten zentral zu erfassen, zu strukturieren und gezielt auszuwerten. Das schafft Mehrwert in mehrfacher Hinsicht:
• Mehr Effizienz durch weniger manuellen Aufwand und mehr Automatisierung
• Zielorientierte Planung und Ausrichtung von Investitionen am tatsächlichen Bedarf
• Minimierung von Risiken, da Entscheidungen auf fundierten Daten statt auf Vermutungen basieren
• Zukunftsfähiges Bestandsmanagement durch die Verfolgung nachhaltiger Strategien an Stelle von kurzfristigen Einsparungen
Moderne Systeme werden in der Regel als SaaS-Lösungen bereitgestellt. Das bedeutet: Sie sind skalierbar, jederzeit aktuell und ohne hohen IT-Aufwand nutzbar. Über sogenannt Public APIs lassen sie sich zudem nahtlos mit anderen Anwendungen wie ERP-Systemen verknüpfen. So entsteht eine ganzheitliche Datenlandschaft, die Planungs- und Entscheidungsprozesse weiter beschleunigt.
Wer Digitalisierung aufschiebt, spart also vielleicht kurzfristig Geld, verliert aber langfristig an Wettbewerbsfähigkeit. Gerade im Bestandsmanagement ist es entscheidend, jetzt die Weichen zu stellen und in Technologien zu investieren, die Transparenz und Planungssicherheit schaffen. Denn klar ist: Analoge Prozesse und Excel-Tabellen sind kein Modell für die Zukunft. Smarte Technologien hingegen ermöglichen es, die Potenziale des eigenen Immobilienbestands voll auszuschöpfen und Transformation aktiv zu gestalten. Digitalisierung ist somit auch im Bestandsmanagement kein Luxus, sondern eine strategische Notwendigkeit, denn wer heute investiert, schafft sich den entscheidenden Vorsprung für morgen.
