IT-gestütztes Facility Management

Die zahlreichen Besucher der Münchener Sehenswürdigkeiten sind längst mobil unterwegs. Mal eben das Handy rausgeholt, ein Bild vor dem Neuen Rathaus gemacht und im nächsten Moment ist es schon online. Jetzt zieht das Facility Management der Landeshauptstadt, das viele dieser Ge­bäude betreut, nach. Denn Mobilität wird, nicht erst seit Corona, auch in der Arbeits­welt immer wichtiger. Um jederzeit alles im Blick zu haben, müssen Daten ebenso mobil werden, wie es ihre Nutzer längst sind. Also überall zur Verfügung stehen, egal ob auf dem Desktop, Tablet oder Smartphone. Damit einher geht der zentrale Zugriff aller am Prozess Beteiligten auf durchgängige Informationen. Beides ist eine wesentliche Voraussetzung für die effektive Verwaltung umfangreicher Immobilienbestände.

Verbesserte Entscheidungsgrundlage für das Facility Management

Das Münchener Facility Management ist für über 3.000 städtische Gebäude ver­antwortlich. Dazu zählen neben bekannten Kulturgebäuden auch eher ungewöhnliche Objekte wie Tankstellen, Campingplätze und Gärtnereien. All diese Immobilien werden einmal im Jahr begangen, um ihre Ver­kehrssicherheit und den Instandhaltungs­bedarf zu prüfen. Bisher sah das so aus, dass die Mitarbeiter Mängel und Bedarfe vor Ort manuell erfassen mussten. Die Daten wurden dann am Arbeitsplatz eben­falls händisch in Gebäudezustandsberichte übertragen.

Dieses Vorgehen war nicht nur sehr zeit­aufwendig, es lieferte auch nicht immer die gewünschten Ergebnisse. So gestaltete sich etwa die Ermittlung von branchentypischen Kennzahlen für mehrere Gebäude der gleichen Nutzungsart infolge der verteilten Datenhaltung als sehr schwierig. Verschie­dene lnstandhaltungsalternativen im Rah­men der Kostenplanung zu vergleichen, war überhaupt nicht möglich. Es fehlten einheitlich angewendete Prozesse und eine zentrale Informationsbasis.

Weil gutes Facility Management aber nun einmal der Schlüssel zu einer funktionierenden und lebenswerten Stadt ist, entschloss man sich zu handeln. ,,Bei einem Immobilienver­mögen von circa 21 Mrd. Euro ist es einfach unerlässlich, dieses möglichst wirtschaftlich zu managen – zumal es hier um Steuer­gelder geht“, erklärt Eduard Rempfer, Leiter des CAFM-Projekts bei der Landes­hauptstadt München. ,,Unser Ziel war es, die Immobilienorganisation und das Facility Management der Stadt zukunftsfähig zu machen“, pflichtet Wolfgang Heidmann als Abteilungsleiter für strategische IT-Projekte bei.

Mobile Datenerfassung

Um die Prozesse zu vereinfachen, Aufgaben zu zentralisieren und die Anzahl der beteiligten Akteure zu verringern, kam es 2012 zunächst zu einer organisatorischen Neuregelung. Das Kommunalreferat fun­giert seither – mit Ausnahme der Schulen und Kinderbetreuungseinrichtungen – als Vermieter der städtischen Immobilien. Das Baureferat übernahm zudem die zentrale Rolle des technischen Dienstleisters. Der nächste Schritt bestand dann in der Digita­lisierung der Prozesse mithilfe von Com­puter Aided Facility Management (CAFM).

Dessen Einführung stellt eines der größten strategischen IT-Projekte der Landeshaupt­stadt dar. Projektleiter Eduard Rempfer erklärt: ,,Das Zusammenspiel aus IT und Fachlichkeit wird immer enger. Heute müssen beide gemeinsam agieren, um er­folgreich zu sein. Deshalb war es wichtig, neben der strukturellen auch eine digitale Neuorganisation durchzuführen. Also eine einheitliche und aktuelle Datenquelle zu schaffen, um die weit über 90 Altsysteme und 700 Excel-Listen abzulösen, die bisher im Einsatz waren. Denn eine verbesserte Datenqualität ermöglicht bessere Manage­mententscheidungen.“

Statt Klemmbrett und Stift nutzen die Mit­arbeiter des Bau- und Kommunalreferates nun das Tablet zur Bewertung des Gebäude­zustands. Beispielsweise können damit über die lnputApp des Softwareunternehmens CalCon Zustände, Mängel und lnstandhal­tungsbedarfe direkt vor Ort erfasst werden. Fotos können dabei dem richtigen Bauteil zugewiesen werden und müssen nicht sor­tiert, beschriftet und übertragen werden. Die Lösung ist außerdem offline-fähig, sodass die erfassten Daten, sobald eine Netz-Verbindung besteht, automatisch auf den Server und in die zugehörige Software­anwendung zurückgespielt werden.

Auf diese Weise stehen die Ergebnisse der Bauzustandsbewertung allen für eine Immobilie zuständigen Fachbereichen im System zur Verfügung. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, ob ein Gebäude bereits begangen wurde. Die Digitalisierung des Facility Managements steigert also nicht nur die Effizienz, sondern schafft zudem ein hohes Maß an Transparenz.

Zielorientierte Maßnahmenplanung im Facility Management

Mit der digitalen Erfassung des techni­schen Gebäudezustands ist es allerdings noch nicht getan. Im nächsten Schritt gilt es, die erhobenen Daten so aufzubereiten, dass sie zu einer aussagekräftigen Entschei­dungsgrundlage für die Instandhaltung der Immobilien werden. Auf Grundlage der Erfassungsergebnisse schlägt die IT-Lösung von CalCon je nach Zustandsbewertung automatisch die lnstandhaltungsmaß­nahmen vor, die erforderlich sind, um den gewünschten baulichen Zustand wieder­herzustellen. Die einzelnen Maßnahmen sind mit Branchenpreisen hinterlegt, sodass die zugehörigen Kosten direkt berechnet werden. Hierdurch erhält das Facility Management einen Gesamtüberblick über die notwendigen Maßnahmen und das benötigte Budget.

Die einzelnen Maßnahmenvorschläge können dann von der Sachbearbeitung objektspezifisch angepasst werden. Dabei ist es möglich, verschiedene Szenarien zur Maßnahmenumsetzung aufzustellen, die politische Entscheidungen oder unterschied­liche lnstandhaltungsoptionen, wie die energetische Sanierung der Grundschulen oder die Begrünung von Flachdächern, ab­bilden.

,,Da wir es hier grundsätzlich mit einer Differenzierung zwischen den fachlich als notwendig angesehenen Finanzmitteln einerseits und der objektiven Einnahmen­situation der Kommune inklusive der Abhängigkeit von kommunalpolitischen Schwerpunktsetzungen andererseits zu tun haben, können wir nicht immer und jeder­zeit das ganze Gebäude sanieren, sondern müssen einzelne Maßnahmen wie den Aus­tausch von Fenstern priorisieren „, erläutert Eduard Rempter die Bedeutung dieser szenariobasierten Kostenplanung.

,,Um dann eine Entscheidung des Stadtrats her­beizuführen, genügt es nicht zu wissen, dass ein solches Fenster 300 Euro kostet. Wir brauchen vielmehr ein realistisches Szenario, das zum Beispiel für die Gebäude mit sehr hohen Energieausgaben beschreibt, welche Maßnahmen wir für welche Bauteile empfehlen, und was das insgesamt kostet. So können wir ganz zielorientiert konkrete lnstandhaltungsmaßnahmen vorschlagen und steuern, statt einfach mit dem groben Besen über den Bestand zu gehen.“

„Wenn man bedenkt, dass die Einführung eines CAFM-Prozesses erheblichen Einfluss auf die gesamte Organisation hat, sind wir auf einem guten Weg“, lautet Rempters Zwischenbilanz. ,,Denn wir haben positive Veränderungen ausgelöst, die auch in der Politik Anklang gefunden haben. So gibt es jetzt beispielsweise endlich eine einheitliche Bezeichnung für sämtliche Gebäude und Liegenschaften und definierte führende Adressinformationen. Aber vor allem verfügen wir aufgrund der IT-Einführung inzwischen über eine bessere Kenntnis unserer Immo­bilien und ehrlichere Zahlen, mit denen wir als Stadtverwaltung bessere Analyse­ergebnisse haben und damit unseren poli­tischen Entscheidungsträgern transparent darstellen können.“