Reporting Instandhaltung
Etwa durch die automatisierte Aggregation oder visuelle Aufbereitung von Daten für das Reporting Instandhaltung. Und das bei einem im Vergleich zu isolierten Lösungen wie Excel-Listen eher geringem Pflege- und Synchronisationsaufwand.
In AiBATROS können Sie deshalb all Ihre Bestandsobjekte digital anlegen und dazu wesentliche Stammdaten, Kennziffern und Dokumente wie Pläne und Bilder zentral verwalten. So stehen Ihnen die wichtigen Informationen für das Bestandsmanagement am richtigen Ort zur Verfügung.
Reporting Instandhaltung auf Knopfdruck
Auf dieser Grundlage erstellt das System verschiedene standardisierte Berichte mit ausgewählten Informationen, die schnell in Form eines übersichtlichen PDFs oder einer Excel-Liste exportiert werden können. Ein Beispiel ist der Maßnahmenpaket-Bericht, der Informationen zu den im ausgewählten Maßnahmenpaket enthaltenen Instandhaltungs- beziehungsweise Sanierungsmaßnahmen für ein bestimmtes Objekt liefert.
Neben den zentralen Objektinformationen zeigt ein Kreisdiagramm die Ist-Zustände der bewerteten Elementtypen und vermittelt so einen ersten Eindruck vom baulichen und/oder energetischen Zustand der Immobilie. Die Elementtypen, für die Maßnahmen geplant wurden, sind farbig hervorgehoben.
Detailliertere Informationen zu diesen Maßnahmen finden sich in einer Tabelle. Zu sehen sind die Bewertung des Ist-Zustands des jeweiligen Elementtyps, die vorgeschlagene Maßnahmen mit dem draus resultierenden Zustand sowie deren Kosten. Am Ende des Berichts sind die Gesamtkosten, in die einzelnen Komponenten wie freie Maßnahmenkosten, Honorare und Nebenkosten aufgeschlüsselt.
Datenbasiert entscheiden
Dieser Bericht ermöglicht es, sich einen schnellen Überblick über die geplanten Maßnahmen zu verschaffen und zu erkennen, wodurch die Kosten verursacht werden. Auf dieser Grundlage lässt sich schließlich eine objektive Entscheidung über Investitionen in den Bestand treffen.
Neben den Standardberichten zu Objektinformationen, dem Ist-Zustand, den Maßnahmenpaketen und den Kostendetails, stellt AiBATROS zusätzlich einen Bericht-Designer zur Verfügung. Dieser deckt individuelle Bedarfe in Sachen Reporting Instandhaltung ab, denn mit ihm lassen sich Vorlagen für eigene Berichte erstellen. Hierzu werden einfach diverse Widgets in verschiedenen Formaten per Drag and Drop an einer gewünschten Stelle auf der Vorlage platziert.
Klimapfad 2045
Nicht nur, weil der Zahn der Zeit natürlich unablässig an den Objekten nagt, und die Instandhaltungsplanung somit überhaupt erst erforderlich macht… Um mit Instandhaltungsmaßnahmen den größtmöglichen Nutzen zu erzielen, ist es auch relevant zu wissen, wie man da, wo man gerade steht, hingekommen ist. Und noch wichtiger: Wo genau man eigentlich hin möchte – etwa auf dem Klimapfad 2045…
Ein solcher Fokus auf die Ziele unterstützt die effiziente Maßnahmenplanung – insbesondere mit Blick auf die Umsetzung energetischer Sanierungsmaßnahmen für den Klimapfad 2045. Aus diesem Grund können in AiBATROS für bestimmte Objekteigenschaften, wie etwa die CO2-Emissionen oder den Heizwärmebedarf, Zeitreihendaten angelegt werden. Dadurch lassen sich Realdaten und Zielwerte über den Zeitverlauf hinweg anzeigen und auswerten, und das sowohl auf Ebene einzelner Objekte als auch für ganze Portfolios.
Klimapfad 2045 erfolgreich umsetzen
Diese Zeitreihendaten stehen aber auch für eine zielorientierte Budgetplanung zur Verfügung. Schließlich erfolgt hier die zeitliche Einteilung der einzelnen Maßnahmen. Um diese zu erleichtern, werden in der Budgetgrafik die festgelegten Zielwerte angezeigt. Außerdem lassen sich diese hier mit den aus den geplanten Maßnahmen resultierenden Werten, die automatisch vom System ermittelt werden, abgleichen. Es wird also sofort deutlich, ob das vorgesehene Budget zur Zielerreichung genügt, oder ob die Maßnahmen angepasst werden müssen. Auf diese Weise erfolgt die Budgetplanung nicht nur mit Blick auf die verfügbaren Budgets, sondern auch orientiert an den unternehmensindividuellen Zielen.
Mittels eines Datenexports beziehungsweise -imports ist zudem eine massenweise Bearbeitung der Zeitreihendaten möglich. Hierzu werden die entsprechenden Werte in eine Excel-Datei exportiert, wo sie dann direkt angepasst und anschließend wieder in AiBATROS importiert werden können. Validierungsprüfungen gewährleisten dabei die Datenqualität.
Budgetplanung
Es gilt also, Instandhaltungsstau und Wertverlust ebenso zu vermeiden wie unnötige Ausgaben. Die Budgetplanung stellt somit den entscheidenden Schritt zur wirtschaftlichen Umsetzung von Maßnahmen dar.
AiBATROS liefert Ihnen deshalb einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit und Nutzung Ihres Instandhaltungsbudgets im Zeitablauf. Im Rahmen der Budgetplanung ordnen Sie hierzu die geplanten Maßnahmenpakete ganz einfach den einzelnen Budgetperioden zu. Neben der Budgetgrenze lässt sich dabei auch die Preissteigerungsrate vorab definieren. Dadurch wird für Maßnahmen, die auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden, automatisch eine entsprechende Preissteigerung berücksichtigt.
IT-gestützte Budgetplanung
Der Budgetplan bildet die über die Perioden verteilten Kosten der Maßnahmenpakete grafisch in Form eines Diagramms ab. Dabei ist eine Unterscheidung verschiedener Budget- (zum Beispiel Modernisierungs-/Sanierungs- oder Instandhaltungsbudget) und Kostenarten (zum Beispiel aktivierungsfähige, mietwirksame oder energetisch bedingte Kosten) möglich. Über diese Kostenzuordnung berechnet das System dann auch Budgetplan-Kennzahlen wie die Aktivierungsquote. Periodisch wiederkehrende laufende Kosten, etwa laufende Instandhaltungskosten, lassen sich ebenfalls ergänzen.
Außerdem erfolgt ein Abgleich unternehmensindividuell definierter Zielwerte, etwa für den Heizwärmebedarf oder die CO2-Emissionen, mit den aus den geplanten Maßnahmenpaketen resultierenden Werten. Auf diese Weise sehen Sie sofort, ob das vorgesehene Budget zur Zielerreichung ausreicht, oder ob es erforderlich ist, die vorgesehenen Maßnahmen anzupassen.
Der fertige Budgetplan ist zur weiteren Verwendung als Bericht exportierbar. Die wesentlichen Informationen der Budgetplanung lassen sich zudem in den Dashboards anzeigen. Um dabei mehrere Varianten vergleichen zu können, besteht die Möglichkeit, verschiedene Budgetpläne anzulegen.
Portfoliomanagement Immobilien
Es gilt also, die vorhandenen Instandhaltungsbedarfe mit den Erfordernissen der ganzheitlichen Portfolioentwicklung abzugleichen. Denn erst durch ein Portfoliomanagement Immobilien wird klar, wo welche Maßnahmen durchgeführt werden sollten.
Mit der Portfolioanalyse von AiBATROS erhalten Sie eine ganzheitliche Bewertung der einzelnen Objekte hinsichtlich unternehmensindividueller Kriterien wie der technischen Qualität, CO2-Effizienz oder Zukunftsfähigkeit. Anhand der daraus vom System abgeleiteten Objektstrategien lassen sich dann konkrete Maßnahmen planen. Mit der sogenannten Knotenanalyse ist es darüber hinaus aber auch möglich, Teilportfolios zu betrachten. So wird beispielsweise im Rahmen des Portfoliomanagement Immobilien schnell deutlich, wie verschiedene Quartiere hinsichtlich der ESG-Kriterien abschneiden.
Portfoliomanagement Immobilien auf Objekt- und Knotenebene
Zu diesem Zweck aggregiert AiBATROS die Ergebnisse der Portfolioanalyse auf Ebene der Knoten des Strukturbaums. Dieser gliedert den Bestand beispielsweise regional nach Ländern, Orten und Wirtschaftseinheiten. Die Ergebnisse dieser Knotenanalyse werden in einer Tabelle aufbereitet, welche die Gesamtnote des Knotens sowie dessen Noten für die einzelnen Perspektiven des Portfoliomodells auflistet. Für einen schnellen Überblick sind diese Werte farblich gekennzeichnet, wobei der beste Wert grün und der schlechteste Wert rot ist.
Für Portfoliomodelle mit maximal drei Perspektiven erfolgt zusätzlich eine grafische Aufbereitung in Form eines Matrix-Diagramms. Darin werden die Knoten analog zur Portfolioanalyse als Bubble dargestellt und verschiedenen Segmenten zugeordnet. Die Größe und Farbe dieser Bubbles orientiert sich am Wert ausgewählter Parameter wie der Eingriffstiefe oder der Bruttogrundfläche. Auf diese Weise werden die Objekte entsprechend der Immobilienstrategie geclustert und Sie erhalten konkrete Handlungsempfehlungen für das Portfoliomanagement Immobilien.
Digitales Dashboard
In AiBATROS erfolgt die visuelle Aufbereitung der Daten über ein digitales Dashboard, das verschiedene Widgets enthält.
Bei diesen Widgets handelt es sich um dynamische Informationsfenster, die jeweils die Daten des im Strukturbaum ausgewählten Objekts oder Knotens anzeigen. Von Karten, Maßnahmenpaketkosten und der Portfoliobewertung bis zu aggregierten Daten und der Investrechnung.
Individuelles, digitales Dashboard mit Objektdaten
Neben der Nutzung von Standard-Dashboards besteht mit dem Dashboard-Designer die Möglichkeit, selbständig beliebig viele Dashboards für Objekte oder Baumknoten anzulegen. Hierzu lassen sich die zur Verfügung stehenden Widgets flexibel nach individuellen Erfordernissen zusammenstellen. Außerdem kann je nach Art des Widgets entschieden werden, welche Daten bei Aufruf des Dashboards in welcher Form angezeigt werden sollen. So stellt beispielsweise das Widget „Ist-Zustand“ optional statt des Ist-Zustands und der Maßnahmen auch die daraus resultierenden Brutto-Kosten dar. Außerdem lassen sich die angezeigten Komponenten flexibel an- und abwählen.
Ein fertiges digitales Dashboard kann sowohl einer rein persönlichen Nutzung vorbehalten sein, als auch allen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Und auch bereits vorhandene Dashboards lassen sich mit dem Dashboard-Designer anpassen, sofern man dazu berechtigt ist.
Auf diese Weise entstehen Dashboards, die sich an den unternehmensindividuellen Instandhaltungsprozesse ausrichten. Jeder Anwender sieht somit, passend zu seinen Aufgaben, genau die Daten und Kennzahlen, die für seine Rolle erforderlich sind.
Bestandsinvestitionen
Das für Bestandsinvestitionen zur Verfügung stehende Budget muss jedoch natürlich möglichst sinnvoll und somit wirtschaftlich eingesetzt werden. Dabei spielen aus kaufmännischer Sicht beispielsweise investive Kosten und deren Anteil an den Gesamtkosten eine entscheidende Rolle.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, bereits während der Planung die unterschiedlichen Arten von Kosten im Blick zu haben. In AiBATROS besteht dementsprechend die Möglichkeit, diese voneinander abzugrenzen. Hierzu erfolgt im Rahmen der Budgetplanung eine Aufteilung der vom System für die einzelnen Maßnahmen ermittelten Kosten.
Bestandsinvestitionen IT-gestützt optimieren
Voraussetzung hierfür ist die sogenannte Kostenzuordnung. Diese definiert anhand eines Prozentsatzes, wie sich die generierten Kosten auf die einzelnen Kostenarten, wie beispielsweise aktivierungsfähige, mietwirksame oder energetisch bedingte Kosten, aufteilen. Dies ist sowohl auf Ebene ganzer Bewertungsmodelle, als auch für einzelne Standardmaßnahmenpakete oder Elementtypen möglich.
Mit Hilfe dieses einmal erstellten Kostenzuordnungsmodells ermittelt der intelligente Rechenkern von AiBATROS dann im Rahmen der Budgetplanung automatisch den Anteil der verschiedenen Kostenarten für sämtliche Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen.
Diese Kostenzuordnung lässt sich auch im Graphen der Budgetplanung anhand verschiedener Farben anzeigen. So wird sofort deutlich, wie sich die aggregierten Kosten jeder Periode zusammensetzen, also beispielsweise wie hoch der jeweilige Anteil an investiven und aufwandsbezogenen Kosten ist. Außerdem berechnet das System auf Grundlage der Kostenzuordnung auch Kennzahlen für Entscheidungen über Bestandsinvestitionen wie etwa die Aktivierungsquote.